Imagine um munícipe que entra na Câmara Municipal para perceber se uma decisão recente poderá afetar a circulação na sua rua.

À sua frente encontra várias folhas afixadas. Entre datas, assinaturas, referências legais e documentos sobrepostos, tenta identificar a informação que procura. O edital está publicado. A obrigação foi cumprida. Ainda assim, sai sem saber se encontrou o documento certo.

Esta situação revela uma diferença importante: disponibilizar informação não significa, necessariamente, torná-la acessível. Publicar é uma obrigação. Comunicar é uma responsabilidade.

O Regime Jurídico das Autarquias Locais prevê a publicidade das deliberações dos órgãos autárquicos. Esta obrigação é essencial para garantir transparência, escrutínio e conhecimento público das decisões municipais. No entanto, a qualidade da comunicação autárquica não deve ser avaliada apenas pela existência de um documento num placard ou numa página do portal municipal.

Importa perceber se a informação está atualizada, organizada e facilmente localizável. Se pode ser consultada sem conhecimento prévio da estrutura interna do município. Se o cidadão consegue distinguir uma ata de um edital, identificar a data da decisão e compreender a sua relevância. É neste ponto que a transparência deixa de ser apenas um procedimento administrativo e passa a ser um verdadeiro serviço público.

Digitalizar não é transferir o problema para um ecrã

Uma das armadilhas mais frequentes da transformação digital consiste em reproduzir, no ambiente digital, as mesmas limitações do papel.

Digitalizar um documento, carregá-lo num portal e colocá-lo numa página pouco intuitiva pode eliminar a impressão, mas não resolve necessariamente o problema do acesso. A transformação digital da Administração Pública exige mais do que tecnologia. Exige que os processos sejam repensados para que os serviços se tornem mais simples, rápidos e eficientes para as pessoas. A Comissão Europeia sublinha precisamente que os serviços públicos digitais devem aumentar a eficiência, a transparência e a participação dos cidadãos.

O desafio não está, portanto, em trocar folhas por ficheiros. Está em repensar todo o percurso da informação: desde o momento em que é produzida até ao momento em que é consultada.

Do edital afixado à informação organizada

Uma solução de desmaterialização de atas e editais deve permitir mais do que apresentar documentos num suporte digital. Deve ajudar os serviços municipais a catalogar a informação, organizar documentos por data ou assunto e garantir que os conteúdos relevantes permanecem disponíveis de forma coerente. Deve também facilitar a atualização da informação e reduzir a dispersão entre pastas, páginas e suportes distintos.

É neste contexto que se enquadra o Mupi de Atas e Editais da Visualforma: uma solução desenvolvida para apoiar a publicitação obrigatória de documentos, através de processos mais simples, automáticos e organizados. O mupi transforma-se, assim, num ponto de contacto entre o município e o cidadão.

Não deve ser visto apenas como um ecrã instalado num edifício público, mas como uma extensão da estratégia municipal de transparência e comunicação.

Um cidadão que se desloca a um serviço municipal pode consultar um edital sem procurar entre várias folhas. Um técnico pode assegurar uma publicação mais estruturada. Uma deliberação pode ser encontrada através de critérios claros, em vez de depender do conhecimento da arquitetura do portal ou da designação exata do documento.

São melhorias aparentemente simples, mas com impacto direto na experiência de quem procura informação e no trabalho de quem a gere.

Menos papel não é o único benefício

A desmaterialização é frequentemente associada à redução do consumo de papel, da impressão e dos custos administrativos. Embora estes benefícios sejam relevantes, representam apenas uma parte da transformação. O maior valor está na capacidade de tornar a informação mais consistente, pesquisável e atualizada.

Quando os documentos são geridos de forma centralizada, reduz-se o risco de existirem versões diferentes em vários locais. Diminui-se o tempo necessário para atualizar conteúdos. Simplifica-se o trabalho dos serviços e melhora-se a resposta aos cidadãos. A tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta de suporte e passa a contribuir para uma relação mais clara entre a autarquia e a comunidade.

O digital também deve chegar a quem está fora do digital

A evolução dos serviços públicos digitais não significa que toda a comunicação deva ficar exclusivamente dependente de um computador pessoal ou de um telemóvel. Existem cidadãos com diferentes níveis de literacia digital, diferentes condições de acesso e diferentes formas de relacionamento com os serviços públicos. A inclusão digital exige, por isso, uma abordagem multicanal.

O portal municipal continua a ser essencial. Mas os equipamentos digitais instalados em espaços públicos podem aproximar a informação de quem já se encontra presencialmente nos serviços, permitindo uma consulta mais imediata e orientada. A inclusão não se alcança escolhendo entre o papel e o digital. Alcança-se utilizando cada canal de forma complementar, garantindo que a tecnologia reduz barreiras em vez de criar novas.

A verdadeira medida da transparência

Na comunicação autárquica, a transformação digital pode começar em processos discretos, muitas vezes considerados meramente administrativos. Uma ata organizada. Um documento atualizado. Um ponto de consulta acessível. Menos tempo gasto a procurar informação. Menos dúvidas repetidas nos serviços de atendimento. Mais capacidade para o cidadão acompanhar as decisões do seu município.

A tecnologia torna-se relevante quando deixa de ser o centro da conversa e começa a resolver problemas concretos. Talvez a pergunta mais importante já não seja apenas: “O documento foi publicado?” Talvez devamos perguntar: “O cidadão conseguiu encontrá-lo, consultá-lo e compreender onde se enquadra?”

Porque a qualidade da comunicação autárquica mede-se, em grande parte, pela distância entre uma decisão pública e as pessoas que precisam de a conhecer.

E reduzir essa distância é, também, transformar digitalmente um território.

Fontes consultadas

Visualforma Grupo. Mupi de Atas e Editais.
https://visualforma.pt/solucoes/comunicacao-autarquica/mupi-de-desmaterializacaoo-atas-e-ditais

Diário da República. Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro — Regime Jurídico das Autarquias Locais.
https://diariodarepublica.pt/dr/legislacao-consolidada/lei/2013-56366098

Comissão Europeia. eGovernment and Digital Public Services.
https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/egovernment

Comissão Europeia. Digital Transformation for Regional and Local Public Administrations.
https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/digital-transformation-regional-and-local-public-administrations